KI im Betrieb

Künstliche Intelligenz (KI) ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern ein praktisches Werkzeug, das Handwerksbetrieben und KMU konkrete Wettbewerbsvorteile bietet. Doch wie lässt sich KI im Arbeitsalltag sinnvoll nutzen? Dieser Frage ging Heiko Roth, Vorstand und CTO der EGOTEC AG, in einem Vortrag bei der Kreishandwerkerschaft Neckar-Odenwald nach. Sein Fazit: KI ist machbar, bezahlbar und kann bereits mit kleinen Schritten große Effizienzgewinne bringen – sei es in der Kundenkommunikation, im Wissensmanagement oder bei der Automatisierung von Prozessen.

Warum jetzt handeln? Drei gute Gründe für KI im Betrieb

1. Fachkräftemangel bewältigen KI hilft, Wissen zu sichern und Arbeitsabläufe zu dokumentieren – besonders wichtig bei Fluktuation oder Renteneintritt.
2. Kundenerwartungen erfüllen 24/7-Erreichbarkeit via Chatbot oder automatisierte Terminbuchung werden immer wichtiger.
3. Effizienz steigern & Kosten sparen Zeitersparnis bei repetitiven Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Lagerverwaltung oder Ausschreibungsbearbeitung.

Konkrete Einsatzmöglichkeiten von KI im Betrieb

1. Kundenkommunikation & Service: Chatbots als digitale Helfer

Problem: Kunden erwarten rund um die Uhr Antworten, doch Personal ist knapp.

Lösung: KI-Chatbots beantworten Standardanfragen (z. B. zu Öffnungszeiten oder Produkten) und filtern telefonische Anfragen vor.

Praxisbeispiel: Der Chatbot von Holzbau Hennrich informiert Kunden über verwendete Holzarten, Nachhaltigkeit und Projekte – ohne manuellen Aufwand.

„Ein Chatbot ist wie ein super schlauer Geselle, der Texte versteht, Fragen beantwortet – und nie Pause macht.“

2. Wissenssicherung: Expertenwissen für die Zukunft

Problem: Fachwissen geht durch Fluktuation oder Renteneintritt verloren.

Lösung: KI-basierte Wissensdatenbanken analysieren Intranet, E-Mails oder Chatverläufe und machen Wissen abrufbar – per Sprach- oder Texteingabe.

Anwendung:

• Ältere Mitarbeiter dokumentieren ihr Wissen per Spracheingabe.
• Auszubildende und neue Mitarbeiter greifen auf aufbereitete Anleitungen und Erfahrungsberichte zu.

3. Automatisierung repetitiver Aufgaben

KI übernimmt wiederkehrende Tätigkeiten und spart Zeit:

• Rechnungsprüfung: Automatische Extraktion von Rechnungsdaten und Übertragung ins ERP-System.
• Controlling: Abgleich von Angeboten, Zeitberichten und Rechnungen.
• Interne Anfragen: Mitarbeiter erhalten per Chat Antworten auf Fragen zu Urlaubsregeln oder Arbeitsabläufen.

4. Ausschreibungen effizienter bearbeiten

KI unterstützt bei:

• Automatischer Angebotsanalyse: Schlüsselanforderungen (Fristen, Materialvorgaben) werden extrahiert.
• Textgenerierung: Passende Formulierungen für „Nachhaltige Materialien“ oder „Referenzprojekte“ werden vorgeschlagen.
• Preis- & Kalkulationshilfe: Historische Daten und Marktvergleiche helfen, wettbewerbsfähige Preise zu kalkulieren.

Vorteil: Bis zu 50 % Zeitersparnis bei der Erstellung von Angeboten.

5. Datenanalyse: Verborgene Potenziale nutzen

Problem: Daten liegen brach oder werden nicht genutzt.

Lösung: KI identifiziert Muster (z. B. in Verkaufszahlen) und gibt Handlungsempfehlungen. KI erkennt hierbei Muster, die nicht sofort ins Auge fallen.

Beispiel: Ein Einzelhändler optimiert Lagerbestände basierend auf Wetterdaten und historischen Verkäufen.

Datenschutz & Compliance: KI sicher einsetzen

KI im Handwerk ist datenschutzkonform möglich – mit klaren Regeln:

1. Datenminimierung: Nur notwendige Daten erheben (z. B. keine personenbezogenen Daten in Chatbot-Logs speichern).
2. Europäische Hosting-Lösungen: Daten in der EU hosten (z. B. Mistral, Self-Hosting in deutschen Rechenzentren).
3. Transparenz: Kunden klar informieren (z. B. Hinweis: „Sie kommunizieren mit einem KI-Assistenten“).

Rechtlicher Rahmen:

• EU AI Act: Für Handwerker sind meist nur Low-Risk-Anwendungen (Chatbots, Dokumentenanalyse) relevant.
• DSGVO: Einwilligung einholen, Datenschutzerklärung anpassen, keine Daten an Drittländer übermitteln.

Förderprogramme: Finanzielle Unterstützung für KI-Projekte

KMU und Handwerksbetriebe können von verschiedenen Förderprogrammen profitieren. Die Handwerkskammer berät gerne zu aktuellen Fördermöglichkeiten.

Die Handwerkskammer berät z.B. zum aktuellen Programm Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk (kostenfreie Beratung).

Technik: Wie funktioniert ein KI-Chatbot?

• Large Language Models (LLM): Berechnen Wahrscheinlichkeiten für die wahrscheinlichste Antwort.
• Prompt-Engineering: Klare Anweisungen (z. B. „Antworte als Dachdeckermeister in Baden-Württemberg“) verbessern die Ergebnisse.
• Konnektoren: Verbinden KI mit eigenen Datenquellen (NAS, E-Mails, CRM).

Fazit: KI ist kein Hexenwerk – sondern ein Werkzeug

KI bietet Handwerk und KMU konkrete Lösungen für alltägliche Herausforderungen – von der Kundenkommunikation bis zur Ausschreibungsbearbeitung. Mit europäischen Anbietern und Fördergeldern ist der Einstieg machbar, bezahlbar und datenschutzkonform.

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